Sistemi di gestione dei contenuti aziendali (Sistemi ECM) sono i tipi di tecnologie software ampiamente applicabili nella gestione, archiviazione, recupero e protezione di informazioni non strutturate che sono direttamente correlate alla gestione dei processi aziendali in qualsiasi organizzazione.
Alcuni confondono i sistemi ECM e sistemi elettronici di gestione dei documenti (EDMS). La confusione tra queste definizioni deriva dal fatto che molto spesso l'EDMS, oltre ai moduli di gestione dei documenti aziendali, include alcune funzionalità ECM. Come, ad esempio, l'interazione dei dipendenti per preparare i documenti. In questa situazione, è del tutto possibile discutere l'estensione della funzionalità al sistema ECM.
La principale differenza tra il sistema ECM e l'EDMS è che oltre a condurre la gestione elettronica dei documenti dell'azienda, i sistemi ECM creano un unico spazio informativo per tutti gli utenti dell'organizzazione, oltre a fornire l'automazione dei processi aziendali.
Grazie all'uso dei sistemi ECM, le risorse di manodopera sono ottimizzate e i costi operativi dell'impresa sono notevolmente ridotti.
In genere, i sistemi ECM includono le seguenti sottosezioni (moduli), ciascuna delle quali si integra con il resto delle sottosezioni e può esistere anche separatamente.
Di seguito ne riportiamo alcuni:
- Modulo di gestione elettronica dei documenti aziendali;
- Modulo di supporto dei processi aziendali;
- Modulo di gestione dei contenuti Web per un sito Web o portale aziendale,
- Modulo di gestione dei contenuti multimediali;
- Modulo di gestione della conoscenza;
- Modulo di controllo dell'accesso al contenuto, che fornisce le informazioni necessarie indipendentemente da ora e luogo.
Ognuna delle sottosezioni richiede determinate abilità. Ad esempio, la gestione del contenuto Web di un sito o portale aziendale richiede una conoscenza specifica dell'amministrazione delle risorse Internet e il modulo di gestione elettronica dei documenti dell'azienda richiede specifiche del movimento interno dei documenti.
I sistemi ECM combinano il contenuto dei documenti e gli aspetti gestionali dell'impresa, creando un unico ambiente per la gestione dei documenti e riducono il numero di attività lavorative per l'implementazione di attività aziendali. Pertanto, i contenuti aziendali diventano disponibili per quegli utenti che ne hanno bisogno per un lavoro veloce e di alta qualità.
